Erste elektronische Gerichtsakte im Freistaat Sachsen

Nachdem 2012 der Zugang über das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) flächendeckend bei allen sächsischen Gerichten in allen Verfahren mit Ausnahme des Grundbuchverfahrens eröffnet wurde, können seit 1. April 2014 auch bei einem ersten Grundbuchamt in Sachsen elektronische Anträge gestellt werden. Die elektronischen Dokumente werden dauerhaft in elektronischen Grundakten abgespeichert und archiviert.

Dazu erklärt Justizminister Dr. Jürgen Martens: „Die moderne elektronische Justizkommunikation ermöglicht es den Beteiligten nicht nur, bequem und jederzeit elektronische Anträge bei Gericht zu stellen, sondern stellt auch einen bedeutenden Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro dar. Im Grundbuchverfahren verfügen wir nun über einen vollelektronischen Workflow vom Notarantrag über die Grundbucheintragung bis zur Dokumentenarchivierung." Der Präsident der Notarkammer Sachsen Dr. Joachim Püls ergänzt: „Die sächsischen Notarinnen und Notare sind nach einem intensiven Testbetrieb mit dem Grundbuchamt Dresden und aufgrund der jahrelangen Erfahrungen im elektronischen Rechtsverkehr mit den Handelsregistern bestens auf die elektronische Kommunikation mit dem Grundbuchamt vorbereitet. Durch die Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur sorgt der Notar für ein Höchstmaß an Fälschungssicherheit bei der Datenübertragung an die Grundbuchämter.“

Beim Grundbuchamt Dresden wird es in Zukunft kein (neues) Papier mehr geben. Alle seit 1. April 2014 eingehenden Anträge werden digitalisiert und nur noch in elektronischer Form aufbewahrt. Im Rahmen dieses Pilotprojektes sollen Erfahrungen in der Justizpraxis gewonnen werden, um die elektronische Aktenführung schrittweise zunächst bei weiteren Grundbuchämtern und in Folge auch bei den Registergerichten einzuführen. Sachsen arbeitet mit anderen Bundesländern gemeinsam in Entwicklerverbünden intensiv an Lösungen, auch in den anderen Gerichtsverfahren sukzessive elektronische Akten einzuführen, die unter Ausnutzung der besonderen Vorteile der IT die tägliche Arbeit der Richter und anderen Justizmitarbeiter erleichtern sollen.

Hintergrund:

1. Die Grundbücher werden in Sachsen bereits seit 1995 elektronisch geführt. Eine Einsichtnahme in die Grundbücher ist für zugelassene Nutzer (Notare, Banken und Behörden) auch über die Web-Auskunft im Internet möglich. Zu jedem Grundbuch gehört eine speziell angelegte Grundakte, die alle Unterlagen enthält, die sich auf die Grundbucheintragung eines bestimmten Grundstücks bezieht. Diese Unterlagen wurden bisher in Papierform eingereicht und dauerhaft in Archiven aufbewahrt. In den sächsischen Grundbuchämtern lagern Grundbücher und Grundakten seit 1843. Während die Anzahl der Papiergrundbücher seit 2002 nicht mehr zunimmt, da diese nur noch elektronisch geführt werden, wachsen die Grundakten im Umfang und der Anzahl ständig weiter. Mit Einführung der elektronischen Aktenführung werden die Papierakten nicht fortgeführt.

2. Der Elektronische Rechtsverkehr ist seit Dezember 2012 zu allen sächsischen Gerichten eröffnet. Nur die Grundbuchämter konnten bisher noch keine elektronischen Dokumente entgegennehmen. Seit 1. April 2014 besteht nun auch im Grundbuchverfahren die Möglichkeit, elektronische Anträge auf sicherem Wege zu empfangen, automatisiert zu verarbeiten, in der elektronischen Akte abzuspeichern und dauerhaft zu archivieren. In allen Verfahren erfolgt die sichere und rechtsverbindliche Kommunikation mit den Gerichten über das Programm "Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP)" Dieses steht zum kostenlosen Download unter www.egvp.de bereit. Weitere Informationen zum Elektronischen Rechtsverkehr sind auf dem Webportal der sächsischen Justiz (www.justiz.sachsen.de – E-Justiz) veröffentlicht.

3. Anträge auf Eintragung im Grundbuch werden im Regelfall durch Notare gestellt. Diese verfügen bereits seit 2007 über Erfahrungen im Umgang mit dem EGVP, da seitdem die elektronische Antragstellung bei den Registergerichten gesetzlich vorgeschrieben ist. Seit Ende 2011 testet die Justiz zusammen mit den sächsischen Notaren beim Grundbuchamt Dresden den Umgang mit elektronischen Dokumenten. Zu den Grundbuchämtern ist die elektronische Einreichungspflicht für Notare in der Sächsischen E-Justizverordnung geregelt. In dieser Verordnung sind alle Gerichte und Verfahren enthalten, zu denen der elektronische Zugang über das EGVP eröffnet ist. Die Verordnung wird regelmäßig angepasst. Es werden schrittweise weitere Grundbuchämter, zu denen der elektronische Zugang eröffnet wird und Verfahren aufgenommen, in denen die elektronische Aktenführung zulässig ist.